Excel

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Pour les responsables de comités et services qui ne peuvent uiliser directement l’intranet pour gérer leurs équipes et les inscriptions, il est possible de travailler à partir d’un fichier CSV lisible entre autres avec Excel.

Un icone "Excel" est disponible pour enregistrer le résultat des recherches. Ce fichier contient l’ensemble des coordonnées de la personne ainsi que les dates de naissance et d’inscription à Notre-Dame de Salut.
Il ne contient pas pour l’instant les affectations.

Veuillez ne pas renommer les colonnes, ni les re-ordonner et respecter le formatage de champs pour simplifier l’importation des fichiers.
Les conventions utilisées :
  Les noms, prénoms, adresses et villes sont normalement capitalisées. La première lettre de chaque mot est en capitale, le reste en minuscule.
  Les téléphones sont saisies en format international, c’est à dire l’indicatif france "+33" suivi d’un point et du numéro de téléphone à 9 chiffres sans le zéro initial, sans espace/point/tiret/etc.
  Veuillez saisir les dates avec des années sur 4 chiffres.

Inscription HORS-ligne
Si vous n’avez pas la possibilité de faire les inscriptions sur l’intranet, vous pouvez utiliser le fichier Excel pour saisir les nouveaux inscrits.

Avant de saisir les inscriptions faite un export de votre service et insérer le dans le fichier d’inscription.

Une fois les inscriptions saisies, envoyez par email à (jg@rilk.com) votre fichier. Les fichiers seront importés début août.

Consignes de saisies
Veuillez respecter les consignes suivantes :
  utiliser la casse normalement utilisée en français pour tous les champs. Ne saisissez aucun champ entièrement en majuscule ou minuscule.
  utiliser les lettres accentuées dans tous les cas, y compris sur les majuscules et les nom de villes.
  n’utiliser pas d’abbréviations, tout particulièrement n’utiliser pas d’initiales pour les prénoms.
  ne répeter aucune information.
  ne forcer pas les champs pour un usage autre que prévu : les champs "prénom" ne contiennent le nom que d’une seule personne, les champs "téléphone" ne contiennent qu’un seul numéro de téléphone.
  veuillez respecter la syntaxe des champs, les numéros de téléphone ne contiennent pas de lettre, le chiffre zéro s’écrit avec un zéro et non pas la lettre O.
  si des informations indispensables sont manquantes, contacter jg@rilk.com. En attendant une réponse créer des colonnes supplémentaires.

Signification des champs
  vid : Code de la fiche. Numéro unique attribué à chaque fiche. Lors d’une saisie laisser ce champ libre, lors d’un export conserver ce champ. Il simplifiera les traitements futurs.
  titre : Titre de la personne. Voir si dessous les valeurs possibles.
  prenom : Les prénoms couramment utilisés comme définis sur l’état-civil de la personne. Cela implique de ne pas saisir les surnoms, les prénoms racourcis quand le prénom est composé. Utiliser la casse normale ainsi que l’usage des tirets, des apostrophes si nécesssaire.
  particule_naissance : Particule (de, du ou d’) du nom de naissance tel qu’il figure sur l’état civil.
  nom_naissance : Nom de naissance tel qu’il figure sur l’état civil.
  prenom_mari : Prénom du mari pour les femmes mariées.
  particule_usage : Si le nom d’usage diffère du nom de naissance, Particule (de, du ou d’) du nom d’usage.
  nom_usage : Si le nom d’usage diffère du nom de naissance, soit pour les femmes leur nom marital, soit pour les noms long la forme courante utilisée. (Ex : Mlle Boula de Mareuil peut décider de ne se faire appeler que Mlle de Mareuil)
  date_naissance : Indispensable pour les mineurs.
  date_deces : Les fiches des membres décédés sont conservées pour archive. Il ne faut donc pas chercher à "éffacer" ces fiches, si le champ "Année de décès" est renseignée, la fiche restera accessible, mais n’apparaîtra plus dans l’annuaire. De même, lorsqu’une personne décède, il ne faut pas "blanchir" la fiche en supprimant les adresses et téléphones. Ces informations sont conservées, elles permettent entre autres d’éviter les doublons.
  date_volontaire : Année du premier pèlerinage en tant que volontaire
  date_titulaire : Année du premier pèlerinage en tant que titulaire
  date_hospitalier : Année de l’engagement
  date_honoraire : Idem
  date_disponibilite : Idem
  annee : Année du pèlerinage. Doit être renseigné à "2006" pour l’année en cours.
  salle : Code de la salle. Voir si dessous les valeurs possibles.
  fonction : Fonction. Voir si dessous les valeurs possibles.
  fonction2 : Sous-Focntion. Voir si dessous les valeurs possibles.
  fonction3 : Précision de la fonction si les deux champs précédents ne suffisent pas.
  aller_train : Si venue par le train/cr de comité, Date et Heure de l’aller en train
  retour_train : Si retour par le train/cr de comité, Date et Heure de retour en train
Si la personne vient avec le train/car de comité est-elle prête à donner de son temps pour aider :
  aide_materiel : oui/non (Aide matérielle)
  aide_embarquement : oui/non (Aide à l’embarquement du train/car)
  aide_debarquement : oui/non (Aide au débarquement du train/car)
  aide_train : oui/non (Aide pendant le voyage du train/car)
  don_montant
  don_banque
  don_cheque
  offrande_montant
  offrande_banque
  offrande_cheque
Pour les mineurs, les champs suivants doivent être renseignés :
  ref_dossier : oui/non, Le dossier mineur est-il complet ?
  ref_prenom : Prénom de l’adulte référent du mineur
  ref_particule : Particule de l’adulte référent du mineur
  ref_nom : Nom de l’adulte référent du mineur
  ref_tel : Téléphone de l’adulte référent du mineur
  ref_engagement : oui/non, l’engagement de l’adulte référent a-t-il été reçu ?

Code pour les champs normalisés
Veuillez utiliser les valeurs suivantes pour les champs codifiés. Faites attention à utiliser exactement les libellés indiqués pour éviter les problèmes d’importation.
  titre : Mlle, Mme, Mère, Soeur, Frère, M., Père, M., Père, Mgr.
  fonction : Logement des Pèlerins, Kinésithérapeute, Relais Départementaux, Responsable Car Comité, Hôtel Pèlerinage, Responsable Pélerins, Matériel, Inscription des Malades, Inscription des Pèlerins, Inscription Pèlerinage, Brancardier, Communauté Soignants Infirmiers, Garde, Communauté Soignants Pharmacie, Communauté Soignants Médecins, Animation, Accueil, Vice Président, Directeur, Administrateur, Equipe, Secrétaire, Trésorier, Cérémoniaire, Conseiller, Aumônier, Responsable, Logement des Hospitaliers, Président, Honoraire, Transport Pèlerinage, Responsable Train Comité, Visite des Malades, Correspondants Jeunes.
  fonction2 : Adjoint, Brigadier, Brigadier Adjoint, Général, Général Adjoint, Principal, Principal Adjoint, Chef, Chef Adjoint